Assistant(e) Services Généraux - CDI poste basé à Paris

Missions de l'assistant(e) Services Généraux en CDI 

Sous la responsabilité de l’Administrateur du Département des Services Généraux, l’Assistant(e) Services Généraux a pour principales missions :

Assistanat

• Assistanat du département des Services Généraux
• Gestion des demandes des occupants, mise en relation avec les prestataires et suivi des demandes
• Gestion des factures et suivi budgétaire
• Gestion opérationnelle des relations avec les fournisseurs
• Veille à la bonne organisation des réunions et tenue des agendas
• Commande et gestion des stocks de fournitures, petits équipements et mobilier de bureau
• Organisation des formations sécurité
• Gestion de la flotte de téléphones portables
• Gestion du bâtiment
• Gestion des badges de contrôles d'accès
• Mise à jour du DUERP et des plans de préventions
• Organisation et suivi des contrôles règlementaires
• Préparation des dossiers d'appel d'offres et des engagements de dépense
• Participation à la sécurité des personnes et des biens
• Réception et gestion des livraisons, stockage et transport

A titre secondaire, notamment en cas d’absence d’un membre de l’équipe, vous pourrez intervenir sur les missions suivantes :

• Gestion du courrier postal, des colis, des envois express (Chronopost, DHL,….) et de la mise sous plis
• Gestion de l'accueil téléphonique (standard)
• Gestion des équipements mis en place pour le tri-sélectif, suivi du planning d’enlèvement et traitement des déchets
• Gestion de l'ensemble du parc des imprimantes multifonctions et du centre de reprographie.

Le port et/ou le déplacement de charge de moins de 10kg (petit mobilier, ramettes de papier…) est également à prévoir.  

PROFIL

Formation et expérience

Bac+2 avec une expérience de 2 à 5 ans au sein d’un département Services Généraux et/ou Immobilier

Savoir-faire

• Capacité à organiser et à gérer
• Capacité à communiquer
• Polyvalence
• Maîtrise des outils de bureautiques - bonne maitrise de PowerPoint
• Bonne orthographe

Savoir-être

Travail en équipe Ecoute Sens du service Fermeté (client externe) Autonomie Disponibilité et réactivité Aisance relationnelle